上手くいくためのISO9001とは

ISO9001とは品質マネジメントシステム、これの認可取得をしておくことで取引にも役立ち、そして社内改善にもなります。しかし返上の可能性もあるISO9001、それを避けるためにもうまくいくISO9001についての情報を紹介いたします。

ISO9001って何？

ISO9001は品質マネジメントシステムのことをいいます。ISOには他にもありますが、9001は品質を指しており、サービスや商品の品質に関わるものです。誤解しがちなのが、それでできる結果である、という見方ですが、これはそれを指しているのではなくマニュアルの部分を指しています。結果ではなくプロセス、よい商品、よいサービスを提供するためのシステムの管理の部分をさしています。要求事項にそってPDCAサイクルを構築していく、これをいざ文面に起こし、認証をしてもらう場合には膨大なページ数のマニュアルになってしまう場合があります。

しかし実際に利用するマニュアルとして、辞典のような太さのマニュアルをチェックして、そしてそれを理解できるのか？そして、その内容はきちんと自社にあっているのか？この部分を誤ってしまうとどうしてもISO9001の意味がないものとなってしまいます。成功例もあれば失敗例も多いISO9001、認証取得のためにはそれなりのページ数を用意しないと審査が通らない、とされがちですが実際は違います。理解しやすくて要求事項をしっかり満たしていれば審査は通り、そして作る側に読む側にもわかりやすいものが作れますので、できればそれを目指していきたいところです

ISO9001の作り方について

ISO9001がうまくいくために必要なものは「膨大な文書」「たくさんのお金」「専用の人員」これらが必要だと誤解されがちです。しかし実際はそうではなく
・楽に運用できるシステムにする
・無理して膨大な文書を作らない
・薄いマニュアルの方が望ましい
・薄くて読みやすいマニュアルにするためにも、記録用紙を工夫し、それを使用して短時間で作る
これらがISO9001を上手く作るための工夫なので、できるだけこれらを意識しておきたいところです。誰でも理解できるようにする、というのが難しいことですが、その部分をしっかり考えて作られたISOは重要人物が退社したあとでも十分に運用できますので、非常にメリットが多いものになります。ですが、きちんと埋めておく項目はあります。作り方の流れとして、それについてここでは紹介いたします。尚適用範囲を決められるので、作成するときは会社全体を見る必要はないです。必要な部署だけを適用範囲にし、作れます。

埋めておく項目を要求事項といい、十の項目があります。それが「適用範囲」「引用規格」「用語および定義」「組織の状況」「リーダーシップ」「計画」「支援」「運用」「パフォーマンス評価」「改善」です。しかしこれらは改訂もあるので、その時によってしっかり調べておく必要があります。これら項目を埋めていくのに、どうしても時間がかかってしまう、膨大な文書作成になってしまう場合がありますが、そんな時は一度プロの助けを借りるのがおすすめです。自分で作るよりも、わかりやすく易しい、審査が通るISO9001の書類作成が可能です。

マニュアルというもの

社内マニュアルは、目を通すには少々膨大すぎる量のものも多く、実際それを全て読んで全て把握している人は少ないです。実際、分厚いしっかり書き込まれたマニュアルを渡されても、結局手をつけない、という従業員は少なくないです。しかしそれは、無理はなく、業務をしながらそれを全て覚えるというのは従業員にとって大きな負担、それならばマニュアルは適度にして、基本的に一緒に働いている従業員から段取りを聞いた方がいい、となる人が多いです。
これの一番改善するべき部分は読みにくいマニュアルという部分で、もっとスマートにすることで必要なことを従業員に共有し、そして読みやすい薄さで何度も読んでもらえやすくなります。そういう使い勝手のいいマニュアルはメリットが非常に多く、逆に分厚いマニュアルは百害あって一利なしと評価をつけられてしまうほどです。ISO9001も同様で、分厚いものほどいい、という考えはやめて、薄くて分かりやすい文書作成ができるように努力をしていくのが大事です。

コンサルタントに指導を求める

ISO9001はコンサルタントに代行を依頼するともできます。ISO9001のコンサルとは専門知識をもって組織に対してマネジメントシステムにおける構築・運用のサポートをしている人のことをいいます。アドバイスだけを依頼するのはもちろんのこと、導入の時に構築のお手伝い、助成金についてのこと、面倒な作業を全て代行するなど、コンサルタントによってその内容はさまざまです。その中でも特に注目したいのが、薄いISOについて詳しいコンサルタント、分厚い読みにくいマニュアルではなく、作りやすくて読みやすいものを作成するための手助けをしてくれるコンサルタントです。短時間で作成できるようになれば、それは今回の認証だけではなく、これからも役に立つのでぜひ相談がおすすめです。

ISO9001認証取得のメリットについて

ISO9001認証取得を推奨されていますが、それは具体的にどんなメリットがあるのかについて紹介いたします。まずビジネスチャンスが拡大し、売り上げ増加を見込めるということ、そしてそのための信用度が向上します。国際基準、というのは非常に強いもの、それに認証を取得しているのですからやはり取引先に対して強い信用度があるのです。そして、課題などもしっかり把握できるようになるので、顧客満足度の向上に繋がります。もともとISO9001はそれを通して顧客満足度の達成を目指すものなので、大事なポイントです。

そしてこれを用いることで、社内改善がはかれます。意思疎通がよくなり、過去の記録も取り出しやすい、責任はどこにあり、そしてなにをするべきか明確になっている社内は組織の活性化に繋がります。ただしこれらのメリットを存分に得るためにはただ作成し、認証をうけるだけでは不充分です。マニュアルをしっかり作成して、そしてしっかり運用できるようなものを作る……そのための工夫が必須とされています。しかしどう工夫すればいいのか、というのが不明であることが多いです。その場合はぜひコンサルタントに相談し、中身がある有効活用できるISO9001の取得を目指したいところです。

ISO9001についてのまとめ

ISO9001の取得において色々な情報があり、そして審査が通らないのは文書が少ないから、などの誤解もあります。実際取得した人に指摘されてしまうと、余計に膨大な文書を作って倣わなければならないのでは？という気持ちになりがちです。困った場合はコンサルタントに相談もおすすめ、自分がやりたいことを自分らしく、そしてそれを作りやすく読みやすく工夫できます。薄いISOでも勿論認証取得は可能で、寧ろ分厚いものよりもメリットが多く、本来の活用方法として活かすことができます。楽に運用できて読み手にも作り手にもやさしいマニュアル作り、最初はなかなか上手くいかず工夫が必要です。困ったときはコンサルタントの助けを借りて、スムーズに認証取得を目指したいところです。今まで通りとさらにプラスを目指せる、そんなISO取得に協力してくれます。もし取得できるか不安な場合でもまずは相談がおすすめ！本来ちょっとした努力は必要ですが、そこまで難しいわけではないものがISO9001の認証取得なので、とれないと思っていたけれど無事に所得できたというケースは多いです。